Bijna elke discussie in een VvE eindigt bij dezelfde vraag: wat staat erover in onze stukken? Wie de opbouw van die documenten kent, is in elke vergadering in het voordeel.
De splitsingsakte
De splitsingsakte is de notariële akte waarmee het gebouw is opgesplitst in appartementsrechten. Daarin staat wat elk appartementsrecht omvat, welk breukdeel eraan hangt, hoe de stemverhouding is en welk modelreglement van toepassing is. Bij de akte hoort de splitsingstekening, waarop te zien is welke ruimte bij welk appartementsrecht hoort.
De akte is opvraagbaar bij het Kadaster en staat meestal ook in de eigendomsstukken van de eigenaar. Zorg dat elk bestuurslid een digitale kopie heeft — inclusief de tekening.
Het modelreglement
Vrijwel elke akte verwijst naar een modelreglement, opgesteld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Er zijn verschillende jaargangen in omloop — onder meer 1973, 1983, 1992, 2006 en 2017 — en ze verschillen op punten die er in de praktijk toe doen: oproepingstermijnen, quorumeisen, de scheiding tussen gemeenschappelijk en privé, en de regels rond verhuur.
Welke jaargang voor u geldt, staat in de splitsingsakte. Het is verstandig die jaargang erbij te zoeken en te bewaren; adviezen op internet gaan vaak uit van een ander model dan het uwe.
De akte kan bovendien afwijken van het model. In dat geval gaat de akte voor.
Het huishoudelijk reglement
Het huishoudelijk reglement wordt door de vergadering vastgesteld en gaat over het dagelijks gebruik: geluid, huisdieren, gebruik van de gemeenschappelijke ruimten, fietsen in het trappenhuis, barbecueën op het balkon, zonwering en schotels.
Belangrijk: een huishoudelijk reglement mag de splitsingsakte niet doorkruisen. Regels die het gebruik van een privégedeelte wezenlijk beperken, horen in de akte thuis en niet in het huishoudelijk reglement — anders houden ze bij de rechter geen stand.
De rangorde is: wet, splitsingsakte (met modelreglement), huishoudelijk reglement, en daarna de besluiten van de vergadering.
Iets wijzigen
- Huishoudelijk reglement: besluit van de vergadering, meestal met gewone meerderheid, tenzij het reglement zelf iets anders bepaalt.
- Splitsingsakte: alleen via de notaris. Dat kan met medewerking van alle eigenaren, of op basis van een vergaderbesluit met een zeer ruime meerderheid (in beginsel minimaal vier vijfde van de stemmen), waarna de akte wordt gepasseerd en ingeschreven bij het Kadaster. Een eigenaar die het er niet mee eens is, kan het besluit binnen een korte termijn laten toetsen door de rechter.
Wijzigen is dus geen kleinigheid. Doe het gericht: bij een echte aanleiding, zoals het toevoegen van een dakterras, het herverdelen van breukdelen of het regelen van laadpunten.
Praktische tips voor het bestuur
- Maak een digitaal dossier met akte, tekening, modelreglement, huishoudelijk reglement, jaarstukken en besluitenlijsten, en geef alle eigenaren toegang — bijvoorbeeld via het bewonersportaal.
- Geef nieuwe eigenaren bij aankoop een welkomstpakket met dezelfde stukken plus het meldpunt voor storingen.
- Loop het huishoudelijk reglement eens in de vijf jaar door. Bepalingen over schotelantennes overleven meestal hun eigen tijdperk.