De maandelijkse VvE-bijdrage is een voorschot op de begroting van dat jaar. Klopt de begroting, dan klopt de bijdrage — en blijven vervelende naheffingen uit. Zo bouwt u hem op.
Stap 1: de begroting opstellen
De bijdrage volgt uit de begroting, niet andersom. Begin daarom met alle kosten van het komende jaar, in drie blokken.
Vaste lasten
- opstalverzekering, aansprakelijkheids- en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering;
- gemeenschappelijk energieverbruik (verlichting, lift, hydrofoor, ventilatie);
- contracten: liftonderhoud, cv-onderhoud, schoonmaak, tuinonderhoud, glasbewassing;
- beheerkosten, bankkosten en de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
Variabel en klein onderhoud
Storingen, reparaties, vervangen van lampen, kleine lekkages. Neem een realistisch bedrag op in plaats van een symbolische post — kijk naar de werkelijke uitgaven van de afgelopen drie jaar.
Dotatie reservefonds
Het bedrag uit het MJOP, of de wettelijke terugvalnorm van 0,5% van de herbouwwaarde. Dit is geen sluitpost: zet hem er eerst in en kijk daarna pas of er ergens iets af kan.
Stap 2: verdelen volgens het breukdeel
De splitsingsakte bepaalt welk aandeel elk appartementsrecht in de gemeenschap heeft: het breukdeel, bijvoorbeeld 125/2000. Dat breukdeel — en niet de oppervlakte of het aantal bewoners — bepaalt hoeveel elke eigenaar bijdraagt, tenzij de akte uitdrukkelijk iets anders regelt.
Rekenvoorbeeld bij een begroting van 48.000 euro en een breukdeel van 125/2000:
- jaarbijdrage: 48.000 × 125/2000 = 3.000 euro;
- maandbijdrage: 3.000 / 12 = 250 euro.
Veel aktes kennen daarnaast aparte verdelingen, bijvoorbeeld een eigen sleutel voor de liftkosten waarbij de begane grond niet meebetaalt, of een aparte post voor parkeerplaatsen en bergingen. Controleer dat altijd in de akte zelf en niet in de spreadsheet van vorig jaar.
Vindt de vergadering de verdeling niet meer eerlijk? Breukdelen wijzigen kan alleen via een notariële wijziging van de splitsingsakte, met een zeer ruime meerderheid. Een gewoon ALV-besluit is niet genoeg.
Stap 3: vaststellen en innen
De vergadering stelt de begroting vast; daarmee staat ook de voorschotbijdrage vast. Communiceer de nieuwe bedragen ruim vóór de ingangsdatum, met een korte toelichting op wat er verandert en waarom.
Automatische incasso scheelt in de praktijk het meeste werk en de meeste achterstanden. Bied het actief aan en maak het makkelijk: een machtiging die de eigenaar zelf in het bewonersportaal afgeeft, werkt beter dan een formulier per post.
Stap 4: afrekenen
Na afloop van het boekjaar zet u de werkelijke kosten naast de begroting. Een overschot of tekort verrekent u volgens hetzelfde breukdeel — of de vergadering besluit het overschot toe te voegen aan het reservefonds. Ook dat is een besluit; regel het niet stilzwijgend.
Veelgemaakte fouten
- Dotatie als sluitpost. Wie de reservering verlaagt om de bijdrage laag te houden, schuift het probleem door naar de volgende eigenaar.
- Geen post onvoorzien. Reken met 5 tot 10% van de exploitatiekosten.
- Privékosten in de gemeenschappelijke begroting. Kijk goed wat volgens de akte gemeenschappelijk is.
- Jarenlang hetzelfde bedrag. Verzekeringspremies en onderhoudscontracten stijgen; een bijdrage die vijf jaar gelijk blijft, loopt gegarandeerd achter.