De algemene ledenvergadering is het hoogste orgaan van de VvE: hier worden de begroting, de jaarrekening en het onderhoud vastgesteld. Een besluit dat op de juiste manier tot stand komt, houdt stand — een besluit met een procedurefout kan bij de rechter sneuvelen.
Minimaal één keer per jaar
De modelreglementen schrijven ten minste één vergadering per jaar voor, binnen een aantal maanden na afloop van het boekjaar. Daarnaast kan het bestuur altijd een extra vergadering uitschrijven, en kunnen eigenaren die samen een bepaald deel van de stemmen vertegenwoordigen een vergadering afdwingen. Kijk in uw eigen reglement welke aantallen en termijnen gelden.
De oproeping
De oproeping gaat naar alle eigenaren, met inachtneming van de termijn uit het reglement — in veel modelreglementen ten minste vijftien dagen, de dag van oproeping en de vergaderdag niet meegerekend. Stuur mee:
- de agenda met per punt of het ter bespreking of ter besluitvorming is;
- de jaarstukken: exploitatierekening, balans en het verslag van de kascommissie;
- de begroting voor het komende jaar met de voorgestelde bijdrage;
- offertes en toelichting bij grote uitgaven;
- een volmachtformulier voor wie niet kan komen.
Een besluit over een onderwerp dat niet op de agenda stond, is kwetsbaar. Zet grote uitgaven altijd expliciet en met bedrag op de agenda — niet verstopt onder "rondvraag".
Quorum en tweede vergadering
Voor veel besluiten geldt een quorum: er moet een minimumaantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Wordt dat niet gehaald, dan is er meestal een tweede vergadering nodig, die binnen een in het reglement genoemde termijn wordt gehouden en waarin wél besloten kan worden — vaak zonder quorumeis.
Praktische tip: kondig die tweede vergadering direct in dezelfde oproeping aan, bijvoorbeeld een half uur later op dezelfde avond, als uw reglement dat toelaat. Dat scheelt een hele ronde.
Stemmen en meerderheden
Stemrecht loopt via de splitsingsakte: meestal één stem per appartementsrecht of een aantal stemmen naar rato van het breukdeel. Belangrijk om vooraf te weten welke meerderheid u nodig heeft:
- Gewone meerderheid voor de dagelijkse gang van zaken: begroting, jaarrekening, regulier onderhoud.
- Gekwalificeerde meerderheid (vaak twee derde of meer, soms met quorum) voor vernieuwing en verbetering — bijvoorbeeld een dakopbouw, nieuwe kozijnen met betere isolatie of het aanleggen van laadpunten.
- Zeer ruime meerderheid en een notariële akte voor het wijzigen van de splitsingsakte zelf.
Een eigenaar die niet kan komen, kan een ander machtigen. Vraag om een schriftelijke volmacht en controleer of uw reglement het aantal volmachten per persoon beperkt.
Tijdens de vergadering
- Houd een presentielijst bij met de bijbehorende stemmen en volmachten.
- Benoem aan het begin de voorzitter van de vergadering en de notulist.
- Formuleer elk besluit hardop vóór de stemming: wie doet wat, voor welk bedrag, wanneer.
- Noteer per besluit de uitslag: aantal stemmen voor, tegen en onthoudingen.
Na afloop: notulen en besluitenlijst
Stuur de notulen binnen een paar weken rond, met vooraan een korte besluitenlijst. Die lijst is goud waard: bij verkoop van een appartement, bij een discussie twee jaar later en bij het aantreden van een nieuw bestuur.
Een eigenaar die het niet eens is met een besluit kan de kantonrechter om vernietiging vragen, maar moet dat snel doen — de termijn daarvoor is kort (in beginsel een maand nadat hij van het besluit kennis heeft genomen). Juist daarom loont een zorgvuldige procedure: een goed voorbereid besluit geeft rust voor de rest van het jaar.
Checklist
- Oproeping op tijd, met agenda en alle stukken.
- Grote uitgaven met bedrag en offerte op de agenda.
- Quorum en benodigde meerderheid vooraf opgezocht.
- Presentielijst, volmachten en stemverhouding vastgelegd.
- Notulen met besluitenlijst binnen enkele weken rond.